Appel à propositions : Symposiums, ateliers, formations et rencontres Congrès SER-EC 2027

Forum SER-EC à Trois-Rivières : 14–16 juin 2027

Ensemble pour la restauration écologique : Du savoir à l’action

Appel à propositions : Symposiums, ateliers, formations et rencontres

Date limite de soumission : 16 octobre 2026

Survol

La Société pour la restauration écologique de l’Est du Canada (SER-EC) tiendra son Forum annuel sur la restauration écologique du 14 au 16 juin 2027 à Trois-Rivières, au Québec, Canada. Dans le cadre de ce Forum, nous lançons un appel à propositions pour des symposiums, des ateliers, des formations et des rencontres.

Le thème du Symposium SER-EC 2027, Ensemble pour la restauration écologique : Du savoir à l’action, reflète notre désir de rassembler, de bâtir et de dynamiser une communauté de pratique en restauration écologique dans l’Est du Canada. Le Forum s’adresse à tous les secteurs concernés par la restauration écologique, notamment le milieu universitaire, les Premières Nations, les praticiens et les gestionnaires du territoire.

Les propositions peuvent porter sur les aspects écologiques, économiques, culturels et sociaux de la restauration écologique dans différents types d’écosystèmes de l’Est du Canada, notamment les milieux forestiers, humides, riverains, côtiers et lacustres, les sites miniers, les milieux urbains, les agroécosystèmes et autres.

La langue principale du Symposium sera le français, mais nous encourageons également les soumissions pour des activités en anglais. Nous explorons la possibilité d’avoir accès à un service de traduction afin de faciliter la compréhension et la participation de tous.

Nous vous invitons à soumettre votre proposition à l’aide du formulaire en ligne ci-dessous. Les soumissions hâtives sont fortement encouragées et seront évaluées au fur et à mesure de leur réception.

Veuillez consulter attentivement les informations ci-dessous afin de vous aider à préparer votre soumission. Toute question concernant le processus de soumission peut être envoyée à :
serec@ser.org.

Nous espérons vous accueillir en grand nombre.

Audréanne Loiselle, Line Rochefort et Daniel Campbell
Comité de programmation, Symposium SER-EC 2027

Symposiums :

Un symposium rassemble de 4 à 6 conférenciers et offre une synthèse bien intégrée d’un sujet ou d’un thème donné présentant un intérêt général pour le domaine de la restauration écologique, en lien avec l’objectif de développer une communauté de pratique intersectorielle. Les symposiums peuvent être structurés sous la forme d’une série de présentations ou d’une table ronde animée visant à favoriser une plus grande participation du public. Les symposiums se dérouleront les 15 et 16 juin. Chaque symposium peut comprendre une ou deux sessions de 90 minutes. Des symposiums plus longs, composés de deux sessions de 1,5 heure, sont également possibles.

Ateliers :

Les ateliers sont des sessions ciblées qui mettent l’accent sur la participation du public et la discussion de groupe. Ils sont généralement animés par un organisateur ou facilitateur unique, ou par un petit groupe de facilitateurs, et visent à susciter la réflexion et l’échange de connaissances autour d’objectifs, de défis, de problèmes ou de lacunes de recherche spécifiques. Les ateliers se dérouleront les 15 et 16 juin et seront d’une durée de 90 minutes. Exceptionnellement, des ateliers plus longs pourront être considérés, sous réserve d’une justification suffisante. Les organisateurs bénéficieront d’une grande flexibilité pour structurer leur atelier de la manière qu’ils jugeront la plus productive afin d’atteindre leurs buts et objectifs.

Formations :

Les formations sont axées sur les applications pratiques et le développement professionnel et visent à transmettre aux participants des connaissances, des compétences ou des méthodologies spécifiques. Les formations auront lieu en dehors du programme principal du Forum, soit le dimanche 13 juin ou le lundi 14 juin, pendant la journée des excursions. Elles se tiendront dans un lieu distinct, puisqu’aucun espace du lieu principal du Forum ne sera disponible pour ces activités. Les formations peuvent être offertes sous la forme d’une demi-journée ou d’une journée complète. Les organisateurs doivent clairement indiquer la durée proposée et fournir une justification si une journée complète est requise. Le programme et la structure de chaque formation seront déterminés par le ou les formateurs. Toutefois, le comité organisateur établira le nombre minimal et maximal de participants ainsi que les autres modalités pouvant avoir des répercussions financières ou logistiques sur le Forum. Les participants devront payer des frais distincts en plus des frais d’inscription au Forum. Les formations seront ouvertes aux participants selon le principe du premier arrivé, premier servi. Les organisateurs sont invités à indiquer un lieu privilégié ou des besoins particuliers en matière d’installations dans leur proposition. Le lieu définitif sera déterminé ultérieurement en concertation avec les organisateurs. Si une formation nécessite des installations ou de l’équipement particuliers, veuillez l’indiquer dans la proposition.

Rencontres :

Les rencontres visent à profiter du rassemblement créé par le Symposium pour permettre à des groupes ou à des organisations travaillant sur des sujets liés à la restauration écologique et au développement d’une communauté de pratique de tenir une rencontre de groupe. Les rencontres se dérouleront les 15 et 16 juin et seront limitées à une durée maximale de 1,5 heure. Aucune proposition plus longue ne sera acceptée.

2. Directives de soumission

Toutes les propositions doivent être soumises au moyen du formulaire en ligne ci-dessous au plus tard le 16 octobre 2026. Les soumissions hâtives sont fortement encouragées et les propositions seront évaluées en continu au fur et à mesure de leur réception.

Les propositions peuvent être soumises en français ou en anglais.

Afin de favoriser une large participation au Symposium, chaque personne ne peut soumettre qu’une seule proposition à titre d’organisateur principal d’un symposium ou d’un atelier. Toutefois, il n’y a aucune limite au nombre de symposiums auxquels un participant peut contribuer en tant que conférencier. Les organisateurs de symposiums et d’ateliers sont également libres d’organiser une formation ou une rencontre.

Symposium

Les propositions de symposium doivent généralement comprendre un minimum de quatre (4) et un maximum de six (6) conférenciers par session de 90 minutes. Les organisateurs sont invités à identifier les principaux thèmes qu’ils souhaitent aborder, les conférenciers potentiels ainsi que les sujets ou idées de présentation possibles. Le fait d’avoir déjà des conférenciers confirmés peut renforcer une proposition, mais ce n’est pas une exigence au moment de la soumission. Les propositions n’ont pas besoin de présenter une liste complète ou définitive de conférenciers — le comité de programmation lancera un deuxième appel à résumés afin de contribuer à compléter les symposiums avec des présentations portant sur une thématique similaire. En règle générale, chaque conférencier disposera d’environ 15 minutes pour sa présentation, soit 12 minutes de présentation et 3 minutes de questions, à moins que des présentations éclair ne soient prévues. Pour les sessions comptant moins de six conférenciers, les organisateurs devront respecter l’horaire de présentation proposé et réserver le temps restant à une synthèse et à une période de discussion. Pour les symposiums présentés sous forme de tables rondes, le temps de parole devra être réparti équitablement entre les conférenciers invités tout en laissant suffisamment de temps pour les interactions avec le public.

Ateliers

Les ateliers auront généralement une durée de 1,5 heure. Les organisateurs bénéficieront d’une grande flexibilité quant à la façon de structurer leur temps afin de présenter leur programme et d’atteindre leurs objectifs de la manière la plus efficace possible. Les propositions demandant deux blocs, pour un total de 3 heures, doivent clairement expliquer pourquoi un temps supplémentaire est nécessaire.

Formations

Les formations auront lieu en dehors du programme principal du Forum, soit le dimanche 13 juin ou le lundi 14 juin. Les organisateurs sont invités à proposer des lieux de formation potentiels à Trois-Rivières ou dans les environs afin de faciliter les déplacements des participants. Le comité de programmation travaillera au cas par cas avec les organisateurs afin d’identifier des lieux partenaires appropriés et de déterminer la structure et la durée optimales de chaque formation. Veuillez indiquer si la formation proposée est prévue pour une demi-journée ou une journée complète. Le lieu définitif sera déterminé ultérieurement.

Rencontres

Les rencontres sont limitées à une durée maximale de 1,5 heure. Les organisateurs disposeront d’une certaine flexibilité quant à l’utilisation du temps qui leur est accordé afin d’aborder les sujets prévus à leur ordre du jour.

Veuillez noter que les symposiums, ateliers et rencontres peuvent être programmés à tout moment les 15 et 16 juin. Les formations peuvent être programmées les 13 ou 14 juin, en dehors du programme principal du Forum. Sauf circonstances exceptionnelles, le comité de programmation ne pourra pas répondre aux demandes concernant des dates ou des heures précises.

3. Format des propositions

Toutes les informations suivantes doivent être fournies dans le formulaire de soumission :

• Titre du symposium, de l’atelier, de la formation ou de la rencontre
  (25 mots maximum).
• Résumé : bref aperçu des objectifs de votre activité, de la thématique centrale, des sujets abordés et de sa pertinence pour les savoirs, la pratique et/ou la gouvernance en restauration
  (250 mots maximum).
• Organisateur principal ou organisatrice principale : nom, affiliation institutionnelle et adresse courriel.
• Deux personnes-ressources substituts : nom, affiliation institutionnelle et adresse courriel.
• Pour les différents types de soumissions, veuillez inclure les informations suivantes :
  • Symposium : liste préliminaire des conférenciers potentiels, si connus, incluant leur affiliation et leur provenance, les sujets proposés ou titres provisoires des présentations
    (25 mots maximum), ainsi qu’une indication précisant si leur participation est confirmée. La liste n’a pas besoin d’être complète ou définitive. Les organisateurs peuvent également indiquer les thèmes proposés, les conférenciers ciblés et les idées de présentation, même si les conférenciers n’ont pas encore confirmé leur participation.
  • Atelier : liste des conférenciers ou présentateurs proposés, le cas échéant, incluant leur affiliation et leur provenance, ainsi qu’une indication précisant si leur participation est confirmée. Veuillez également indiquer si un ou deux blocs de 90 minutes sont demandés et fournir une justification lorsqu’un deuxième bloc est requis.
  • Formation : projet de plan de cours ou syllabus détaillant les sujets abordés, les méthodes pédagogiques utilisées, les résultats d’apprentissage visés, la durée des activités et, le cas échéant, le lieu proposé ou privilégié. Veuillez indiquer si la formation est prévue pour une demi-journée ou une journée complète et préciser toute installation ou exigence logistique particulière.
  • Rencontre : groupe(s) et/ou organisation(s) ciblé(s) par la rencontre, ainsi que son objectif principal ou les sujets qui seront abordés.

De plus, à la suite de la soumission de la proposition, les instructeurs des formations seront invités à fournir une estimation et une justification des frais d’inscription supplémentaires nécessaires pour couvrir les dépenses liées à la réalisation de leur activité, ainsi que le matériel et/ou les dispositions logistiques dont ils auront besoin.

Ils devront également indiquer le nombre minimal de participants nécessaire pour couvrir ces coûts et assurer la tenue de la formation.

4. Processus et critères d’évaluation

Toutes les propositions soumises seront évaluées par le comité de programmation. L’évaluation se fera en continu au fur et à mesure de la réception des propositions pendant toute la période de soumission. Les avis d’acceptation seront envoyés dès que possible afin de laisser aux organisateurs suffisamment de temps pour finaliser leur programmation, coordonner leur travail avec les conférenciers et solliciter un soutien externe au besoin.

Pour cette raison, nous encourageons fortement les organisateurs à soumettre leur proposition le plus tôt possible.

Des critères additionnels s’appliqueront aux propositions de symposiums :

• Mérite scientifique et pertinence, en mettant l’accent sur les nouveaux résultats et savoirs, les avancées de pointe, les perspectives novatrices ainsi que les approches innovantes, intersectorielles ou interdisciplinaires.
• Lien clair avec les objectifs du Symposium, notamment la restauration écologique, le développement d’une communauté de pratique et la collaboration intersectorielle, ainsi que leurs dimensions écologiques, économiques, sociales et culturelles.
• Large portée pour les praticiens et les parties prenantes de la restauration travaillant dans une variété de contextes, d’écosystèmes et de milieux géographiques.
• Qualité globale de la proposition.

Pour les formations, les considérations budgétaires et financières seront également prises en compte lors de l’évaluation. Nous examinerons le coût estimé de la prestation de chaque formation et déterminerons la viabilité des propositions en fonction du nombre minimal de participants requis pour couvrir les dépenses.

5. Vos responsabilités en tant qu’organisateur

Tous les symposiums, ateliers, formations et rencontres doivent désigner un organisateur principal qui agira à titre de personne-ressource principale auprès du comité de programmation. Les organisateurs doivent également désigner deux personnes-ressources substituts. Nous fournirons l’espace de réunion et le soutien logistique sur place pour les symposiums, ateliers et rencontres. Toutefois, le Symposium ne peut offrir d’aide financière pour les déplacements ou l’hébergement, de rabais ou d’exonérations des frais d’inscription, ni aucune autre forme de soutien financier aux organisateurs ou aux conférenciers invités inclus dans les propositions. Tous les participants seront responsables de leur inscription, du paiement de leurs frais de participation au Symposium ainsi que de leurs frais de déplacement et d’hébergement.

Pour les formations, le comité de programmation travaillera au cas par cas avec les organisateurs afin d’identifier des lieux appropriés pour leurs activités. Si le nombre minimal d’inscriptions est atteint, chaque organisateur de formation recevra une inscription gratuite au Symposium. Les organisateurs seront également invités à indiquer dans le formulaire de soumission tout soutien financier supplémentaire nécessaire à l’organisation et à la réalisation de leur formation. Le comité organisateur tiendra compte de ces besoins lors de l’évaluation des propositions.

Coordination avec les conférenciers invités : les organisateurs de symposiums et d’ateliers sont responsables d’agir à titre de personne-ressource principale auprès des conférenciers qui présenteront dans leurs sessions. Dans un premier temps, les organisateurs doivent s’assurer que leurs conférenciers invités sont informés du deuxième appel à résumés et qu’ils soumettent leur résumé dans les délais prévus. Nous encourageons les organisateurs à communiquer de manière proactive avec leurs conférenciers invités et, au besoin, avec les conférenciers supplémentaires qui pourraient être ajoutés à leur session à la suite du deuxième appel à résumés. À cette étape, les organisateurs doivent s’assurer que tous les conférenciers s’inscrivent au Symposium avant la date limite d’inscription des conférenciers. Les organisateurs sont également responsables de communiquer au comité de programmation toute mise à jour ou modification concernant leur session, notamment les changements d’horaire, les annulations ou toute autre circonstance. Les conférenciers qui ne s’inscriront pas avant la date limite pourraient être retirés du programme du Symposium.

Horaire et programmation : les symposiums, ateliers et rencontres peuvent être programmés à tout moment pendant le Symposium, les 15 et 16 juin. Les formations peuvent être programmées les 13 ou 14 juin, en dehors du programme principal du Symposium. En raison du grand nombre de présentations et de sessions prévues, le comité de programmation ne pourra pas répondre aux demandes concernant des heures précises. Veuillez vous assurer que les conférenciers invités en sont informés lorsqu’ils acceptent de participer. Pour les formations, le comité de programmation collaborera avec les organisateurs afin de répondre à leurs besoins dans la mesure du possible, tout en conservant suffisamment de flexibilité pour coordonner l’ensemble du programme.

Gestion des annulations et des désistements : si un conférencier de votre symposium annule sa participation, se désiste ou ne s’inscrit pas au Symposium avant la date limite, veuillez communiquer avec le comité de programmation dès que possible afin qu’un remplaçant puisse être identifié. Au besoin, le comité de programmation pourra vous aider en examinant les conférenciers potentiels issus de la banque de résumés soumis dans le cadre du deuxième appel.

6. Dates importantes et dates limites

7. Politique d’annulation

Une fois qu’un symposium, un atelier, une formation ou une rencontre a été accepté, programmé et annoncé, les annulations sont perturbatrices et peuvent priver d’autres participants d’une occasion de contribuer au programme du Symposium.

Si vous êtes l’organisateur d’une activité et que des circonstances exceptionnelles vous obligent à retirer votre proposition ou à annuler l’activité, veuillez nous en informer le plus rapidement possible à
serec@ser.org.

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English

SER-EC 2027 Symposium in Trois-Rivières: June 14–16, 2027

Together for Ecological Restoration: From Knowledge to Action

Call for Proposals: Symposia, Workshops, Training Sessions, and Meetings

Submission deadline: October 16, 2026

Overview

The Society for Ecological Restoration – Eastern Canada (SER-EC) will hold its annual Forum on ecological restoration from June 14 to 16, 2027 in Trois-Rivières, Quebec, Canada. For this Forum, we are launching a call for proposals for symposia, workshops, training sessions, and meetings.

The theme of the SER-EC 2027 Symposium, Together for Ecological Restoration: From Knowledge to Action, reflects our desire to bring together, build, and energize a community of practice in ecological restoration in Eastern Canada. The Forum is aimed at all sectors involved in ecological restoration, including academia, First Nations, practitioners, and land managers.

Proposals are welcome to address ecological, economic, cultural, and social aspects of ecological restoration across different types of ecosystems in Eastern Canada—including forests, wetlands, riparian areas, coastal and lacustrine environments, mining sites, urban environments, and others.

The primary language of the Symposium will be French, but we also encourage submissions for events in English. We are exploring access to a translation service to facilitate understanding and participation for all.

We invite you to submit your proposal using the online form below. Early submissions are strongly encouraged and will be evaluated on a rolling basis.

Please review the information below carefully to assist you with your submission. Questions regarding the submission process can be directed to:
serec@ser.org.

We look forward to welcoming you in large numbers.

Audréanne Loiselle, Line Rochefort and Daniel Campbell
Programming Committee, SER-EC 2027 Symposium

Symposia:

A symposium brings together 4 to 6 speakers and offers a well-integrated overview of a specific topic or theme of broad interest to the field of ecological restoration, in line with the objective of developing an intersectoral community of practice. They may be structured as a series of presentations or as a moderated panel discussion designed to encourage greater audience participation. Symposia will take place on June 15 and 16. Each symposium may consist of one or two 90-minute sessions. Longer symposia, consisting of two 1.5 hour sessions are also possible.

Workshops:

Workshops are focused sessions that emphasize audience participation and group discussion. They are often led by a single organizer/facilitator or by a small group of facilitators and aim to stimulate reflection and knowledge sharing around specific objectives, challenges, problems, or research gaps. Workshops will take place on June 15 and 16 and take place over a 90-minute block. Exceptionally, longer workshops will be considered, given sufficient justification. Organizers will have considerable flexibility in structuring their workshop time in the way they consider most productive for achieving their goals and objectives.

Training Sessions:

Training sessions focus on practical applications and professional development and aim to provide participants with specific knowledge, skills, or methodologies. Training sessions will be held outside the main congress program,on Sunday, June 13, or Monday, June 14 during the field trip day. They will be held at a separate location, as no congress venue will be available for these activities. Training sessions may be offered as either a half-day or a full-day session. Organizers should clearly indicate the proposed duration and provide a justification if a full day is required. The program and structure of each training session will be determined by the instructor(s). However, the conference organizing committee will establish the minimum and maximum number of participants, as well as other details that may have financial or logistical implications for the conference. Participants will be required to pay a separate fee in addition to the conference registration fee. Training sessions will be open to participants on a first-come, first-served basis. Organizers are invited to indicate a preferred location or specific facility requirements in their proposal. The final location will be determined later in consultation with the organizers. If a training session requires specific facilities or equipment, please indicate this in the proposal.

Meetings:

Meetings are intended to take advantage of the gathering created by the Symposium to allow groups or organizations to work on topics related to ecological restoration and the development of a community of practice and hold a group meeting. Meetings will take place on June 15 and 16 and will be limited to a maximum of 1.5 hours. No longer proposals will be accepted.

2. Submission Guidelines

All proposals must be submitted using the online form below by October 16, 2026. Early submissions are strongly encouraged, and proposals will be evaluated on a rolling basis as they are received.

Proposals may be submitted in French or in English.

To encourage broad participation in the Symposium, each person may submit only one proposal as the lead organizer of a symposium or workshop. However, there is no limit to the number of symposia to which a participant may contribute as a speaker. Symposium and workshop organizers are also free to organize a training session or meeting.

Symposium

Symposium proposals should generally include a minimum of four (4) and a maximum of six (6) speakers per 90-minute session. Organizers are encouraged to identify the main themes they would like to address, potential speakers, and possible presentation topics or ideas. Having speakers already confirmed may strengthen a proposal, but it is not a requirement at the time of submission. Proposals do not need to include a complete or final list of speakers — the organizing committee will open a second call for abstracts to help fill symposia with presentations in a similar theme. As a general guideline, each speaker will have approximately 15 minutes for their presentation, including 12 minutes for the presentation and 3 minutes for questions, unless flash presentations are included. For sessions with fewer than six speakers, organizers should respect the proposed presentation schedule and reserve the remaining time for a synthesis and discussion period. For symposia presented as panel discussions, speaking time should be managed equitably among invited speakers while allowing sufficient time for interaction with the audience.

Workshops

Workshops will generally be 1.5 hours in duration, and organizers will have considerable flexibility in how they structure their time in order to deliver their program and achieve their objectives in the most effective way possible. Proposals requesting two blocks (total 3 hourss) should clearly explain why additional time is necessary.

Training Sessions

Training sessions will take place outside the main congress program, either on Sunday, June 13, or Monday, June 14. Organizers are invited to suggest potential training venues in Trois-Rivières or the surrounding area to facilitate participant travel. The Programming Committee will work with organizers on a case-by-case basis to help identify suitable partner venues and determine the optimal structure and duration of each training session. Please indicate whether the proposed training is intended as a half-day or full-day session. The final location will be determined at a later stage.

Meetings

Meetings are limited to 1.5 hour maximum duration. Organizers will have flexibility in how they use their allotted time to address the topics on their agenda.

Please note that symposia, workshops, and meetings may be scheduled at any time on June 15 or 16. Training sessions may be scheduled on June 13 or 14, outside the main congress program. Excluding exceptional circumstances, the Programming Committee will not be able to accommodate requests for specific dates or times.

3. Proposal Format

All of the following information must be provided in the submission form:

• Title of the symposium, workshop, training session, or meeting (25 words maximum).
• Summary (Abstract): A brief overview of the objectives of your activity, the central theme, the topics covered, and its relevance to restoration knowledge, practice, and/or governance (250 words maximum).
• Lead organizer: Name, institutional affiliation, and email address.
• Two alternate contacts: Name, institutional affiliation, and email address.
• For the different types of submissions, please include the following information:
  • Symposium: A preliminary list of potential speakers, if known, including their affiliation and location, proposed presentation topics or provisional titles (25 words maximum), and an indication of whether their participation is confirmed. The list does not need to be complete or final. Organizers may also indicate proposed themes, target speakers, and presentation ideas even if speakers have not yet been confirmed.
  • Workshop: A list of proposed speakers/presenters, if applicable, including their affiliation and location, as well as an indication of whether their participation is confirmed. Please also indicate whether one or two 90-minute blocks are requested and provide a justification if two blocks are needed.
  • Training: A draft course plan/syllabus detailing the topics covered, teaching methods used, intended learning outcomes, duration of the activities, and proposed or preferred location, if applicable. Please indicate whether the training is planned as a half-day or full-day session and identify any specific facilities or logistical requirements.
  • Meeting: The group(s) and/or organization(s) targeted for the meeting, as well as the main purpose or topics to be addressed.

In addition, following submission of the proposal, training instructors will be asked to provide an estimate and justification of any additional registration fees required to cover the expenses necessary for the successful delivery of their activity, as well as the equipment and/or logistical arrangements they will require.

They will also be asked to indicate the minimum number of participants required to cover these costs and ensure that the training can take place.

4. Evaluation Process and Criteria

All submitted proposals will be evaluated by the Programming Committee. Evaluation will take place on a rolling basis as proposals are received throughout the submission period. Acceptance notifications will be sent as soon as possible to allow organizers sufficient time to finalize their program, coordinate with speakers, and seek external support if needed.

For this reason, we strongly encourage organizers to submit their proposals as early as possible.

Additional criteria will apply to symposium proposals:

• Scientific merit and relevance, with an emphasis on new findings and knowledge, cutting-edge advances, innovative perspectives, and innovative, cross-sectoral, or interdisciplinary approaches.
• Clear alignment with the objectives of the Symposium, including ecological restoration, development of a community of practice, and intersectoral collaboration, as well as its ecological, economic, social, and cultural dimensions.
• Broad relevance to restoration practitioners and stakeholders working in a variety of contexts, ecosystems, and geographic settings.
• Overall quality of the proposal.

For training sessions, budgetary and financial considerations will also be taken into account during the evaluation. We will examine the estimated cost of delivering each training session and determine the viability of proposals based on the minimum number of participants required to cover expenses.

5. Your Responsibilities as an Organizer

All symposia, workshops, training sessions, and meetings must designate a lead organizer who will act as the primary point of contact with the Programming Committee. Organizers must also nominate two alternate contacts. We will provide meeting space and on-site logistical support for symposia, workshops, and meetings. However, the Symposium is unable to provide financial assistance for travel or accommodation, discounts or waivers of registration fees, or any other form of financial support for organizers or invited speakers included in proposals. All participants will be responsible for registering, paying their Symposium participation fees, and covering their own travel and accommodation expenses.

For training sessions, the Programming Committee will work with organizers on a case-by-case basis to identify suitable venues for their activities. If the minimum number of registrations is reached, each training organizer will receive one complimentary registration to the Symposium. Organizers will also be asked to indicate in the submission form any additional financial support required for the organization and successful delivery of their training session. The organizing committee will take these needs into consideration when evaluating proposals.

Coordination with Invited Speakers: Symposium and workshop organizers are responsible for acting as the primary point of contact for the speakers presenting in their sessions. Initially, organizers should ensure that their invited speakers are aware of the second call for abstracts and submit their abstracts by the applicable deadline. We encourage organizers to communicate proactively with their invited speakers and, if necessary, with additional speakers who may be added to their session following the second call for abstracts. At this stage, organizers must ensure that all speakers register for the Symposium before the speaker registration deadline. Organizers are also responsible for communicating any updates or changes affecting their session including scheduling changes, cancellations, or other circumstances to the Programming Committee. Speakers who do not register by the deadline may be removed from the Symposium program.

Scheduling and Programming: Symposia, workshops, and meetings may be scheduled at any time during the Symposium on June 15 or 16. Training sessions may be scheduled on June 13 or 14, outside the main congress program. Due to the large number of presentations and sessions expected, the Programming Committee will not be able to accommodate requests for specific times. Please ensure that invited speakers are aware of this when they agree to participate. For training sessions, the Programming Committee will work with organizers to accommodate their needs where possible, while maintaining sufficient flexibility to coordinate the overall program.

Management of Cancellations and Withdrawals: If a speaker in your symposium cancels their participation, withdraws, or fails to register for the Symposium before the deadline, please contact the Programming Committee as soon as possible so that a replacement can be identified. If necessary, the Programming Committee may assist by reviewing potential speakers from the pool of abstracts submitted through the second call.

6. Important Dates and Deadlines

7. Cancellation Policy

Once a symposium, workshop, training session, or meeting has been accepted, scheduled, and announced, cancellations are disruptive and may deprive other participants of an opportunity to contribute to the Symposium program.

If you are the organizer of an activity and exceptional circumstances require you to withdraw your proposal or cancel the activity, please inform us as soon as possible at
serec@ser.org.

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